Chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp
Nội dung và mẫu chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán ứng dụng cho các doanh nghiệp phải thực hành theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có can dự đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ này.
Doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù chưa được quy định danh mục, mẫu chứng từ trong chế độ kế toán này thì vận dụng theo quy định về chứng từ tại chế độ kế toán riêng, các văn bản pháp luật khác hoặc phải được Bộ Tài chính chấp nhận.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán vận dụng cho các doanh nghiệp, gồm:
- Chứng từ kế toán ban hành theo Chế độ kế toán doanh nghiệp này, gồm 5 chỉ tiêu:
+ Chỉ tiêu cần lao tiền lương;
+ Chỉ tiêu hàng tồn kho;
+ Chỉ tiêu bán hàng;
+ Chỉ tiêu tiền tệ;
+ Chỉ tiêu TSCĐ.
- Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác (Mẫu và chỉ dẫn lập áp dụng theo các văn bản đã ban hành).
Lập chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính nảy hệ trọng đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính nảy. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, chân thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho cả thảy các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng chẳng thể viết một lần thảy các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của cả thảy các liên chứng từ. Http://dichvuketoanthues3.Com/
Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải bảo đảm nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
Ký chứng từ kế toán
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hành. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của luật pháp. Sờ soạng các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người đảm nhiệm kế toán để giao tế với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người cáng đáng kế toán của đơn vị đó. Người đảm nhiệm kế toán phải thực hành đúng nhiệm vụ, nghĩa vụ và quyền quy định cho kế toán trưởng.
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải thích hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại nhà băng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.
Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.
Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, chủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), giám đốc điều hành (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
Những cá nhân chủ nghĩa có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo nghĩa vụ của người ký.
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do giám đốc điều hành (Giám đốc) doanh nghiệp quy định thích hợp với pháp luật, đề nghị quản lý, đảm bảo kiểm soát chém đẹp, an toàn tài sản.
Lớp lang luân chuyển và thẩm tra chứng từ kế toán
cả thảy các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tụ hội vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán soát những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi soát và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
- Lập, thu nhận, xử lý chứng từ kế toán;
- Kế toán viên, kế toán trưởng rà và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Trình tự soát chứng từ kế toán.
- Thẩm tra tính rõ ràng, chân thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố biên chép trên chứng từ kế toá
- Soát tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính nảy sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên tưởng;
- Thẩm tra tính chuẩn xác của số liệu, thông báo trên chứng từ kế toán.
Khi rà soát chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải khước từ thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) song song báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu bổn phận kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, đề nghị làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt
Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi dùng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch vơ nội dung chứng từ kế toán. Những chứng từ nảy sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau thì bản đầu phải dịch tất thảy, từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những nội dung cốt tử như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân chủ nghĩa nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng từ... Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu bổn phận về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài. Http://dichvuketoanthues3.Com/ke-toan-doanh-nghiep-la-gi/
Dùng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán
Tất các doanh nghiệp đều phải dùng thống nhất mẫu chứng từ kế toán quy định trong chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại nép.
Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
Biểu mẫu chứng từ kế toán nép do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị được uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế toán bức phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.
Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung cốt của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán.
Các doanh nghiệp có sử dụng chứng từ điện tử cho hoạt động kinh tế, tài chính và ghi sổ kế toán thì phải tuân thủ theo quy định của các văn bản pháp luật về chứng từ điện tử.
Danh mục chứng từ kế toán
| TT | TÊN CHỨNG TỪ | SỐ HIỆU | TÍNH CHẤT |
| | | BB (*) | HD (*) |
| A/CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAN HÀNH THEO QUYẾT ĐỊNH NÀY | |
| I/ cần lao lương bổng | | | |
| 1 | Bảng chấm công | 01a-LĐTL | | X |
| 2 | Bảng chấm công làm thêm giờ | 01b-LĐTL | | X |
| 3 | Bảng thanh toán lương lậu | 02-LĐTL | | X |
| 4 | Bảng thanh toán tiền thưởng | 03-LĐTL | | X |
| 5 | Giấy đi đường | 04-LĐTL | | X |
| 6 | Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn tất | 05-LĐTL | | X |
| 7 | Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ | 06-LĐTL | | X |
| 8 | Bảng thanh toán tiền thuê ngoài | 07-LĐTL | | X |
| 9 | Giao kèo giao khoán | 08-LĐTL | | X |
| 10 | Biên bản thanh lý (nghiệm thu) Hợp đồng giao khoán | 09-LĐTL | | X |
| 11 | Bảng kê trích nộp các khoản theo lương | 10-LĐTL | | X |
| 12 | Bảng phân bổ lương và bảo hiểm xã hội | 11-LĐTL | | X |
| II/ Hàng tồn kho | | | |
| 1 | Phiếu nhập kho | 01-VT | | X |
| 2 | Phiếu xuất kho | 02-VT | | X |
| 3 | Biên bản kiểm nghiệm vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá | 03-VT | | X |
| 4 | Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ | 04-VT | | X |
| 5 | Biên bản kiểm kê vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá | 05-VT | | X |
| 6 | Bảng kê mua hàng | 06-VT | | X |
| 7 | Bảng phân bổ nguyên liệu, nguyên liệu, phương tiện, dụng cụ | 07-VT | | X |
| III/ Bán hàng | | | |
| 1 | Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi | 01-BH | | X |
| 2 | Thẻ quầy hàng | 02-BH | | X |
| IV/ Tiền tệ | | | |
| 1 | Phiếu thu | 01-TT | X | |
| 2 | Phiếu chi | 02-TT | X | |
| 3 | Giấy đề nghị tạm ứng | 03-TT | | X |
| 4 | Giấy tính sổ tiền tạm ứng | 04-TT | | X |
| 5 | Giấy đề nghị tính sổ | 05-TT | | X |
| 6 | Biên lai thu tiền | 06-TT | X | |
| 7 | Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý | 07-TT | | X |
| 8 | Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) | 08a-TT | | X |
| 9 | Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc...) | 08b-TT | | X |
| 10 | Bảng kê chi tiền | 09-TT | | X |
| V/ Tài sản khăng khăng | | | |
| 1 | Biên bản giao nhận TSCĐ | 01-TSCĐ | | X |
| 2 | Biên bản thanh lý TSCĐ | 02-TSCĐ | | X |
| 3 | Biên bản bàn giao TSCĐ sang sửa lớn hoàn tất | 03-TSCĐ | | X |
| 4 | Biên bản đánh giá lại TSCĐ | 04-TSCĐ | | X |
| 5 | Biên bản kiểm kê TSCĐ | 05-TSCĐ | | X |
| 6 | Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ | 06-TSCĐ | | X |
| B/ CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN pháp luật KHÁC |
| 1 | Giấy chứng thực nghỉ ốm hưởng BHXH | | | X |
| 2 | Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản | | | X |
| 3 | Hoá đơn Giá trị gia tăng | 01GTKT-3LL | X | |
| 4 | Hoá đơn bán hàng thường ngày | 02GTGT-3LL | X | |
| 5 | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ | 03 PXK-3LL | X | |
| 6 | Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý | 04 HDL-3LL | X | |
| 7 | Hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chính | 05 TTC-LL | X | |
| 8 | Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn | 04/GTGT | X | |
| 9 | .......................... | | | |
| | | | | |
